Verwaltungsfachangestellte: Gehalt und Entgeltgruppe

In welche Entgeltgruppe kommen Verwaltungsfachangestellte?

Die belegbare Antwort für den kommunalen Bereich lautet: Entgeltgruppe 5, Fallgruppe 1. Der Tariftext der Anlage 1 – Entgeltordnung (VKA) beschreibt diese Fallgruppe in Teil A Abschnitt I Ziffer 3 so:

„Beschäftigte mit erfolgreich abgeschlossener Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren und entsprechender Tätigkeit.“

Drei Tatbestandsmerkmale stecken in diesem einen Satz, und alle drei müssen zusammenkommen. Das erste ist der anerkannte Ausbildungsberuf: Die Vorbemerkung Nr. 5 der Anlage 1 stellt klar, dass darunter nur Berufe fallen, die auf Grundlage des Berufsbildungsgesetzes oder der Handwerksordnung geregelt sind. Das zweite ist die Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren. Beide sind für diesen Beruf durch die Ausbildungsverordnung selbst erfüllt und damit keine Frage des Einzelfalls.

Das dritte Merkmal ist es sehr wohl: die entsprechende Tätigkeit. Wer als ausgebildete Verwaltungsfachangestellte am Empfang eines Bürgerbüros ausschließlich Wartenummern vergibt, übt keine der Ausbildung entsprechende Tätigkeit aus — die Bezeichnung im Arbeitsvertrag trägt die Eingruppierung nicht, der übertragene Aufgabeninhalt trägt sie. Umgekehrt gilt: Wird die Tätigkeit anspruchsvoller, verschiebt sich die Eingruppierung nach oben, ohne dass sich die Berufsbezeichnung ändert.

In Zahlen: Die Entgeltgruppe 5 reicht 2026 von 3.124,08 € in der Eingangsstufe bis 3.783,33 € in der Endstufe. Die vollständige Stufenübersicht mit allen sechs Beträgen steht auf der Seite zur Entgeltgruppe 5; den arbeitgeberspezifischen Merkmalstext samt Gegenüberstellung zum Bund führt die VKA-Seite der Entgeltgruppe 5.

Der Ausbildungsweg: die VwFAngAusbV und ihre fünf Fachrichtungen

Rechtsgrundlage der Ausbildung ist die Verordnung über die Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten/zur Verwaltungsfachangestellten vom 19. Mai 1999 (BGBl. I S. 1029). Ihr § 1 besteht aus einem einzigen Satz — „Der Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellter/Verwaltungsfachangestellte wird staatlich anerkannt.“ — und genau dieser Satz ist die Brücke zum Tarifrecht: Er macht den Beruf zu einem anerkannten Ausbildungsberuf im Sinne der Vorbemerkung Nr. 5.

§ 2 der Verordnung regelt die Dauer: 36 Monate, davon 24 Monate gemeinsame Ausbildung und 12 Monate fachrichtungsspezifische Ausbildung. Die Fachrichtung wählt man nicht frei, sie ergibt sich aus dem ausbildenden Arbeitgeber. Fünf stehen zur Wahl:

Die Ausbildung ist in allen fünf Fachrichtungen dieselbe Verordnung — die Eingruppierung danach ist es nicht. Wer bei einer Kommune bleibt, wird nach der Entgeltordnung (VKA) eingruppiert; wer zu einer Bundesbehörde wechselt, nach dem Tarifvertrag über die Entgeltordnung des Bundes; wer zum Land geht, nach der Entgeltordnung zum TV-L. Dieselbe Ausbildung, drei verschiedene Merkmalstexte.

Der Weg nach oben: Fachkenntnisse und selbstständige Leistungen

Oberhalb der Entgeltgruppe 5 arbeitet die Entgeltordnung mit nur zwei Begriffen, die sie in immer engeren Zuschnitten wiederholt: Fachkenntnisse und selbstständige Leistungen. Wer das einmal durchschaut hat, kann jede Stellenausschreibung im kommunalen Innendienst lesen.

Die Entgeltgruppe 6 setzt bei Beschäftigten aus der Fallgruppe 1 voraus, dass die Tätigkeit „gründliche und vielseitige Fachkenntnisse“ erfordert. Der Klammerzusatz im Tariftext präzisiert das: Die Kenntnisse müssen sich nicht auf das gesamte Gebiet der Verwaltung beziehen, aber der Aufgabenkreis muss so gestaltet sein, dass er nur mit gründlichen und vielseitigen Fachkenntnissen ordnungsgemäß bearbeitet werden kann. Im Einstieg macht dieser eine Schritt 116,22 € brutto im Monat aus; die Spanne der Entgeltgruppe 6 reicht von 3.240,30 € bis 3.926,20 €.

Ab der Entgeltgruppe 7 zählt nicht mehr das Wissen, sondern der Anteil eigenständiger Entscheidungen an der Arbeit. Der Tariftext definiert sie dreimal wortgleich: „Selbstständige Leistungen erfordern ein den vorausgesetzten Fachkenntnissen entsprechendes selbstständiges Erarbeiten eines Ergebnisses unter Entwicklung einer eigenen geistigen Initiative; eine leichte geistige Arbeit kann diese Anforderung nicht erfüllen.“ Unterschieden werden die drei Gruppen allein durch den geforderten Anteil:

• Entgeltgruppe 7: Tätigkeit der Entgeltgruppe 6, die mindestens zu einem Fünftel selbstständige Leistungen erfordert.
• Entgeltgruppe 8: dieselbe Formel, aber mindestens zu einem Drittel.
• Entgeltgruppe 9a: dieselbe Formel ohne Bruchteil — die Tätigkeit erfordert selbstständige Leistungen.

Damit ist die Entgeltgruppe 9a das Ende der Leiter, die eine Verwaltungsfachangestellte über den Allgemeinen Teil ohne Studium erreichen kann: Sie reicht von 3.658,61 € bis 4.979,97 €. Zwischen der Eingangsstufe der Entgeltgruppe 5 und der Endstufe der Entgeltgruppe 9a liegen 1.855,89 € brutto im Monat. Der Schritt in die Entgeltgruppe 9b setzt dagegen eine abgeschlossene Hochschulbildung voraus oder verlangt „gründliche, umfassende Fachkenntnisse“ — das ist keine Fortsetzung derselben Leiter, sondern der Wechsel auf eine andere.

Wichtig für die Erwartungshaltung: Keiner dieser Schritte kommt von allein. Die Entgeltgruppe folgt der übertragenen Tätigkeit, nicht der Dienstzeit. Wie ein Wechsel in eine höhere Gruppe formal abläuft, beschreibt der Ratgeber zur Höhergruppierung; automatisch verläuft nur der Aufstieg innerhalb einer Gruppe über die Stufenlaufzeit.

Angestelltenlehrgang I: warum er diesen Beruf nicht trifft

Rund um kommunale Stellen kursiert hartnäckig die Auskunft, ohne den Angestelltenlehrgang I gehe „gar nichts“. Der Tariftext sagt etwas Genaueres, und für ausgebildete Verwaltungsfachangestellte sagt er etwas anderes. Die Vorbemerkung Nr. 7 der Anlage 1 (VKA) knüpft die Erste Prüfung ausdrücklich an Beschäftigte, „die nicht die Anforderungen der Entgeltgruppe 5 Fallgruppe 1 … erfüllen“ — und ihr Absatz 2 Satz 3 stellt klar, dass die Prüfungspflicht „nur für auf der Fallgruppe 2 der Entgeltgruppen 5 bzw. 9b aufbauende Eingruppierungen“ gilt.

Die Folge ist sauber trennbar. Wer die dreijährige Ausbildung abgeschlossen hat, wird über die Fallgruppe 1 eingruppiert und ist von der Prüfungspflicht nicht erfasst. Wer als Quereinsteiger ohne einschlägige Ausbildung in die Verwaltung kommt, wird über die Fallgruppe 2 eingruppiert — bei ihm ist die Erste Prüfung in acht Verbandsbereichen tatsächlich Eingruppierungsvoraussetzung: Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saar und Schleswig-Holstein.

Für Quereinsteiger enthält die Vorbemerkung außerdem eine Auffangregel, die in der Praxis oft übersehen wird: Wer die Prüfung ohne eigenes Verschulden noch nicht ablegen konnte, erhält eine persönliche Zulage in Höhe des Unterschiedsbetrags zur zutreffenden Entgeltgruppe. Und Absatz 5 befreit ganze Gruppen von der Prüfungspflicht — unter anderem Beschäftigte mit mindestens zwanzigjähriger Berufserfahrung bei einem öffentlichen Arbeitgeber, Beschäftigte mit befristetem Vertrag sowie Beschäftigte in Krankenhäusern, Pflege- und Betreuungseinrichtungen, Versorgungs-, Nahverkehrs- oder Hafenbetrieben.

Der Angestelltenlehrgang I bleibt für Verwaltungsfachangestellte trotzdem sinnvoll — aber als Fortbildung, die den Weg zu anspruchsvolleren Aufgaben und damit mittelbar zu einer höheren Entgeltgruppe öffnet, nicht als Eintrittskarte in die eigene Eingruppierung. Beim Bund gibt es dieses Erfordernis übrigens überhaupt nicht: Der TV EntgO Bund kennt verwaltungseigene Prüfungen nur als Ersatz einer Berufsausbildung bei körperlich oder handwerklich geprägten Tätigkeiten.

Arbeitgeber, Zulagen und was im Tabellenentgelt nicht steckt

Der typische Arbeitgeber ist die Kommune: Stadtverwaltung, Gemeindeverwaltung, Landratsamt, dazu Eigenbetriebe und kommunale Zweckverbände. Für sie alle gilt der TVöD-VKA. Für den Bund gilt derselbe Manteltarifvertrag, aber eine eigene Entgeltordnung, deren Merkmale in den Entgeltgruppen 7, 8 und 9a praktisch deckungsgleich sind und sich in der Entgeltgruppe 5 unterscheiden: Der Bund definiert „gründliche Fachkenntnisse“ rein rechtlich-administrativ als nähere Kenntnisse von Gesetzen, Verwaltungsvorschriften und Tarifbestimmungen, während die VKA ausdrücklich auch näheres kaufmännisches oder technisches Fachwissen genügen lässt. Der Vergleich beider Tarifwerke steht im Ratgeber TVöD und TV-L im Vergleich.

Vor der allgemeinen Leiter ist stets zu prüfen, ob ein spezielles Tätigkeitsmerkmal greift. Der Teil B der Entgeltordnung (VKA) enthält beschäftigtengruppenbezogene Abschnitte, darunter das Kassen- und Rechnungswesen. Wer dort eingesetzt ist, wird nach dem speziellen Merkmal eingruppiert, nicht nach Teil A Abschnitt I Ziffer 3 — die Reihenfolge der Prüfung ist keine Formalie, sondern kann die Entgeltgruppe verändern.

Neben dem Tabellenentgelt stehen Beträge, die keine Tabelle ausweist. Die Jahressonderzahlung nach § 20 TVöD-VKA fällt im November an; das Leistungsentgelt nach § 18 TVöD-VKA ist betrieblich auszugestalten; § 14 TVöD-VKA sieht eine Zulage vor, wenn vorübergehend eine höherwertige Tätigkeit übertragen wird. Eine eigene, berufs- oder branchenspezifische Zulage kennt der Verwaltungsdienst dagegen nicht — anders als etwa die Pflege, deren Entgeltordnung eigene Zulagentatbestände enthält.

Was am Monatsende ankommt, hängt zusätzlich an Steuerklasse, Kirchensteuer, Krankenkassenzusatzbeitrag und Zusatzversorgung. Wie aus dem Tabellenentgelt ein Nettobetrag wird, zeigt der Ratgeber Brutto und Netto im öffentlichen Dienst; die vollständige Entgelttabelle mit allen Gruppen und Stufen steht in der TVöD-Tabelle 2026. Wie die Eingruppierung allgemein funktioniert und welche Kriterien dabei zählen, erklärt der Ratgeber zur Eingruppierung.

Häufige Fragen zu Verwaltungsfachangestellten