Quereinstieg öffentlicher Dienst: Entgeltgruppe und Stufe

Quereinstieg im öffentlichen Dienst: Was zählt, ist die Tätigkeit

Wer aus der Privatwirtschaft oder einem anderen Beruf in eine Behörde, eine Stadtverwaltung oder einen kommunalen Betrieb wechselt, fragt meist zuerst nach dem Abschluss. Der TVöD fragt nach etwas anderem. § 12 (VKA) Abs. 2 Satz 1 ordnet Sie der Entgeltgruppe zu, „deren Tätigkeitsmerkmalen die gesamte von ihr/ihm nicht nur vorübergehend auszuübende Tätigkeit entspricht“. Ein Abschluss zählt nur dort, wo ein Merkmal ihn verlangt, und dann gilt Satz 6: „Ist in einem Tätigkeitsmerkmal als Anforderung eine Voraussetzung in der Person der/des Beschäftigten bestimmt, muss auch diese Anforderung erfüllt sein.“

Für Quereinsteiger heißt das: Entscheidend ist die Stellenbeschreibung, nicht der Lebenslauf. Wie die Personalstelle Arbeitsvorgänge bildet und eine Gruppe bestimmt, erklärt der Ratgeber zur Eingruppierung. Welche Gruppe zu welchem Abschluss gehört und was die Gruppen zahlen, zeigt der Überblick Gehalt im öffentlichen Dienst.

Welcher Tarifvertrag gilt, hängt am Arbeitgeber: Der TVöD gilt beim Bund und bei Arbeitgebern, die Mitglied eines kommunalen Arbeitgeberverbands (KAV) in der VKA sind, der TV-L bei den Ländern. Der Bund gruppiert nach einer eigenen Entgeltordnung (TV EntgO Bund) ein. Die Merkmale auf dieser Seite sind die der Kommunen. Wer verbeamtet werden möchte, folgt dem Laufbahnrecht; das behandelt der Ratgeber Beamte oder Tarifbeschäftigte.

Weg 1: „sonstige Beschäftigte“ mit gleichwertigen Fähigkeiten

Die erste Gruppe für Hochschulabsolventen, E 9b, nimmt Quereinsteiger ausdrücklich mit. Die Fallgruppe 1 lautet:

Dieselbe Formel steht in E 13 für die wissenschaftliche Hochschulbildung und insgesamt 33-mal in der Entgeltordnung der Kommunen. Da E 9c bis E 12 als Heraushebungen auf E 9b aufbauen, trägt sie bis in die höheren Gruppen. Sie verlangt drei Dinge zugleich:

1. Fähigkeiten, die denen eines Hochschulabsolventen gleichwertig sind,
2. Erfahrungen, auf denen diese Fähigkeiten beruhen,
3. eine Tätigkeit, die der eines Absolventen entspricht.

Eine Zahl von Berufsjahren, ab der das erfüllt ist, nennt der Tariftext nicht. Den Maßstab hat das Bundesarbeitsgericht gesetzt (Urteil vom 05.05.2021 – 4 AZR 666/19): Sie müssen ein entsprechend umfassendes Wissensgebiet in ähnlich gründlicher Weise beherrschen wie jemand mit dem Studium. Tiefes Wissen in einer Nische genügt nicht. Für E 13 kommt hinzu (Urteil vom 20.03.2024 – 4 AZR 154/23): Die Tätigkeit muss gerade die Kenntnisse eines einschlägigen, fachbezogenen wissenschaftlichen Studiums erfordern. Wer einen fachfremden Master mitbringt, erfüllt E 13 deshalb nicht schon, weil das Studium nützlich ist.

Wie Merkmale, Arbeitsvorgänge und die Hälfte-Regel zusammenwirken, erklärt der Ratgeber Entgeltordnung und Tätigkeitsmerkmale.

Weg 2: die Fallgruppe 2 ohne Abschluss

Der zweite Weg fragt gar nicht nach Ausbildung oder Studium, sondern nach den Kenntnissen, die die Stelle verlangt. E 5 und E 9b haben dafür je eine eigene Fallgruppe:

Auf E 5 bauen E 6 bis E 9a auf, auf E 9b die Gruppen E 9c bis E 12. Wer in einer Verwaltung angelernt wurde und die geforderten Fachkenntnisse nachweist, kann so ohne Berufsabschluss aufsteigen. Der Haken liegt bei den Kommunen in acht Verbandsbereichen: Dort hängt genau dieser Weg an einer Prüfung, dem Angestelltenlehrgang (unten).

Wenn keiner der Wege greift: eine Entgeltgruppe niedriger

Fehlt der Abschluss und reichen die Fähigkeiten nicht für „sonstige Beschäftigte“, ist die Stelle nicht verloren. Die Entgeltordnung regelt die Folge selbst:

Die Regel ist zugleich Schutz und Grenze: Sie sichert eine Eingruppierung knapp unter der Stelle, verhindert aber, dass die Tätigkeit allein den Abschluss ersetzt. Nicht anwendbar ist sie nach Satz 3, wenn die Entgeltordnung ein Merkmal „in der Tätigkeit von …“ enthält.

Rechenbeispiel: IT-Quereinsteiger in E 11 oder E 10

Annahme: Eine Stadt stellt einen Quereinsteiger ohne Studium für eine IT-Stelle ein, die nach einem auf E 9b Fallgruppe 1 aufbauenden Merkmal in E 11 bewertet ist. Er hat vier Jahre dieselbe Arbeit bei einem Softwarehaus gemacht, die Erfahrung ist also einschlägig. Erkennt die Personalstelle die gleichwertigen Fähigkeiten an, gilt E 11. Tut sie es nicht, greift Vorbemerkung Nr. 2, und er landet in E 10.

Mit mindestens drei Jahren einschlägiger Erfahrung, hier vier, beginnt er in der Regel in Stufe 3. Dort macht die Anerkennung als „sonstiger Beschäftigter“ 251,34 € im Monat aus, über zwölf Monatsentgelte 3.016,08 € im Jahr, ohne Jahressonderzahlung. Monatliches Tabellenentgelt brutto bei Vollzeit, TVöD VKA, gültig ab 01.05.2026.

Dasselbe Muster gilt für jedes Merkmal mit der Formel „sonstige Beschäftigte“: Wer sie nicht erfüllt, landet eine Gruppe tiefer. Ob stattdessen die Fallgruppe 2 trägt, hängt am Merkmal; im Büro- und Innendienst einer Kommune in einem der acht KAV-Bereiche setzt dieser Weg für E 11 die Zweite Prüfung voraus. Alle Stufen zeigen Entgeltgruppe 11 und Entgeltgruppe 10; wann die nächste Stufe kommt, rechnet der Stufenfahrplan aus.

Angestelltenlehrgang I und II: Pflicht nur in acht KAV-Bereichen

Die Vorbemerkung Nr. 7 der Entgeltordnung (VKA) gilt im Bereich der kommunalen Arbeitgeberverbände Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saar und Schleswig-Holstein. Sie erfasst den Büro-, Buchhalterei-, sonstigen Innendienst und den Außendienst (Teil A Abschnitt I Ziffer 3) sowie das Kassen- und Rechnungswesen (Teil B Abschnitt XIII). Wer dort die Fallgruppe 1 von E 5 oder E 9b nicht erfüllt, wird nur mit bestandener Prüfung in die höheren Gruppen eingruppiert:

Die Erste Prüfung (Angestelltenlehrgang I) öffnet E 5 bis E 9a, die Zweite Prüfung (Angestelltenlehrgang II) E 9b bis E 12. Wer eine mindestens dreijährige Berufsausbildung oder einen Hochschulabschluss mit passender Tätigkeit hat oder als „sonstiger Beschäftigter“ anerkannt ist, braucht keinen Lehrgang. Beim Bund gibt es diese Pflicht nicht. Durchgeführt werden Lehrgänge und Prüfungen von Verwaltungsschulen und Studieninstituten, die die Länder oder die kommunalen Spitzenverbände anerkannt haben.

Was gilt, bis die Prüfung bestanden ist

• Der Arbeitgeber muss Ihnen „alsbald die Möglichkeit“ geben, Ausbildung und Prüfung nachzuholen. Die Entsendung darf er nicht von Vorbildungsvoraussetzungen abhängig machen; verlangt das Institut solche Voraussetzungen, haben Sie das nicht zu vertreten.
• Während der Ausbildung, oder wenn die Möglichkeit ohne Ihr Verschulden fehlt, erhalten Sie ab Beginn der Tätigkeit eine persönliche Zulage in Höhe der Differenz zur höheren Gruppe.
• Nach bestandener Prüfung werden Sie so gestellt, als wären Sie von diesem Zeitpunkt an höher eingruppiert gewesen. Die Zulage entfällt, wenn Sie auch die Wiederholungsprüfung nicht bestehen oder ein Angebot zur Teilnahme ausschlagen.

Wer befreit ist

Keine Prüfung brauchen Beschäftigte mit mindestens 20 Jahren Berufserfahrung bei einem öffentlichen Arbeitgeber, befristet oder auflösend bedingt Eingestellte (bis der Vertrag unbefristet wird), Fachleute mit „besonders herausragenden Fachkenntnissen“ in einem Spezialgebiet, auf dem sie auch eingesetzt sind, sowie Beschäftigte in Krankenhäusern, Pflege- und Betreuungseinrichtungen, Versorgungs-, Nahverkehrs- und Hafenbetrieben. Außerkommunale Prüfungen, die gleichwertig sind, kann der Arbeitgeber anerkennen. In Sparkassen gelten die Abschlussprüfung zur Bankkauffrau oder zum Bankkaufmann und entsprechende Sparkassenschul-Prüfungen als Erste Prüfung. In Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz bleiben die Landestarifverträge zur Ausbildungs- und Prüfungspflicht bestehen.

Umfang und Dauer: Angaben zweier Studieninstitute

Das Niedersächsische Studieninstitut nennt für beide Lehrgänge 10 Monate in Vollzeit oder 22 Monate berufsbegleitend und richtet den ersten Lehrgang ausdrücklich auch an „verwaltungsfremde Quereinsteiger“. Das Studieninstitut Hagen gibt für seinen Verwaltungslehrgang II, für den es auf die NRW-Regelung zur Ausbildungs- und Prüfungspflicht verweist, ca. 3,5 Jahre in der Regelvariante und zwei Jahre in der Intensivvariante an.

Nach der Zweiten Prüfung zählt die Stufe weiter: Wird eine Beschäftigte aus E 6 in Stufe 3 auf eine Stelle der E 9b höhergruppiert, bleibt sie nach § 17 Abs. 4 TVöD in Stufe 3 (mindestens Stufe 2), und die Stufenlaufzeit beginnt neu. Das Tabellenentgelt steigt dann von 3.580,46 € auf 4.203,56 €, also um 623,10 € im Monat. Die Prüfung allein hebt das Entgelt nicht; es braucht die höher bewertete Tätigkeit. Mehr dazu im Ratgeber Höhergruppierung. Für ausgebildete Verwaltungsfachangestellte ist der Lehrgang keine Eingruppierungsfrage; das erklärt der Ratgeber Verwaltungsfachangestellte: Gehalt.

Welche Stufe Quereinsteiger bekommen

Einen Anspruch begründet bei der Einstellung nur einschlägige Berufserfahrung: ab einem Jahr Stufe 2, ab drei Jahren in der Regel Stufe 3, sonst Stufe 1. Ob sie aus der Privatwirtschaft oder von einem anderen öffentlichen Arbeitgeber stammt, ist dafür zunächst gleich; Ausnahmen gelten beim Bund und beim selben Arbeitgeber im TV-L (Tabelle unten). Erfahrung von einem anderen Arbeitgeber bringt Sie nach dem Tarifvertrag höchstens in Stufe 3, auch nach vielen Berufsjahren. Im TVöD steht dort „in der Regel“, im TV-L gilt die Grenze ohne diesen Zusatz.

Darüber hinaus geht es nur über das Ermessen des Arbeitgebers:

• Förderliche Zeiten (§ 16 Abs. 2 Satz 3 TVöD, im TV-L Satz 4): Bei einer Neueinstellung zur Deckung des Personalbedarfs kann der Arbeitgeber eine frühere Tätigkeit „ganz oder teilweise“ anrechnen, wenn sie für die neue Aufgabe förderlich ist. Eine Obergrenze nennt der Wortlaut nicht.
• Fachkräfte-Richtlinie der VKA, Nr. 2: Kommunen können neu eingestellte Fachkräfte der E 5 bis E 15 ohne Berufserfahrung der Stufe 2 oder 3 zuordnen, in besonderen Fällen der Stufe 4. Die Richtlinie ist übertariflich, gilt nur, soweit es zur Deckung des Personalbedarfs oder zur Bindung von Fachkräften notwendig ist, und ist bis zum 31.12.2028 anwendbar. Die Fachkräftezulage derselben Richtlinie steht im Ratgeber Zulagen im TVöD.
• Vorweggewährung beim Bund (§ 16 Abs. 6) und im TV-L (§ 16 Abs. 5): bis zu zwei Stufen höheres Entgelt, in der Endstufe (Bund: ab Stufe 5) bis zu 20 v. H. der Stufe 2 zusätzlich, befristbar und widerruflich.

Für die Anrechnung beim selben Arbeitgeber verlangt der TV-L ein „vorheriges Arbeitsverhältnis“. Das liegt vor, wenn zwischen beiden höchstens sechs Monate liegen, bei Wissenschaftlern ab E 13 zwölf Monate. Den Unterschied zwischen einschlägiger Erfahrung und förderlichen Zeiten, mit Rechenbeispiel und Checkliste vor der Unterschrift, behandelt der Ratgeber Stufenzuordnung bei Einstellung.

Probezeit und die ersten Monate

Auch wer mit viel Erfahrung kommt, beginnt mit einer Probezeit: Nach § 2 Abs. 4 TVöD gelten die ersten sechs Monate als Probezeit, soweit keine kürzere Zeit vereinbart ist. Eine Ausnahme für den Wechsel aus einem anderen öffentlichen Arbeitsverhältnis sieht der Wortlaut nicht vor. Bis zum Ende des sechsten Monats kann mit zwei Wochen zum Monatsschluss gekündigt werden (§ 34 Abs. 1 Satz 1). Zeiten bei einem anderen Arbeitgeber im Geltungsbereich des TVöD oder bei einem anderen öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber zählen nach § 34 Abs. 3 als Beschäftigungszeit, Zeiten in der Privatwirtschaft nicht; mit der Stufe hat das nichts zu tun. Einzelheiten stehen im Ratgeber Probezeit im TVöD, die späteren Fristen im Kündigungsfristen-Rechner.

Quereinstieg in Berlin und NRW, und warum Lehrkräfte anders zählen

Viele Suchen nach dem Quereinstieg in Berlin oder NRW meinen den Schuldienst. Der liegt außerhalb der Regeln auf dieser Seite:

Berlin stellt Quereinsteiger für den Lehrerberuf mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag ein; während des berufsbegleitenden Vorbereitungsdienstes beträgt die Unterrichtsverpflichtung 17 Stunden pro Woche, bei voller Bezahlung, wie die GEW Berlin ergänzt. Für das Land Berlin gilt der TV-L, nicht der TVöD. Anders die Kommunen: Der KAV Berlin gehört zu den acht Bereichen mit Lehrgangspflicht.

In Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz bleiben für die kommunale Verwaltung die Landestarifverträge zur Ausbildungs- und Prüfungspflicht bestehen; das Studieninstitut Hagen verweist für seinen Verwaltungslehrgang II auf die NRW-Regelung. Deren Inhalt ist hier nicht ausgewertet. Wie sich TVöD und TV-L beim Wechsel zwischen Kommune und Land unterscheiden, zeigt TVöD oder TV-L.

Häufige Fragen zum Quereinstieg im öffentlichen Dienst